Referenstagning.se allmänna villkor – Kunder & granskade 2019-04-26

Dessa allmänna villkor samt integritetspolicy gäller mellan Referenstagning.se som ägs av SR Intelligence AB org nr: 559088-9381 nedan kallad (RT) och företag/organisationer nedan kallade (kunden). RT tillhandahåller ett digitalt system som gör det möjligt för arbetsgivare att på ett tryggt, säkert och enkelt sätt ta referenser (referensgivare) eller genomföra korta undersökningar, bedömningar eller sanningsförsäkran på potentiella anställda, kandidater, konsulter eller befintligt anställda, nedan kallade (Granskad) och därefter sammanställa resultatet av dessa digitala rapporter i en portal.

Dessa rapporter finns tillgängliga under en viss tid och dess utformning, innehåll och omfattning kan moduleras av kunden själva i sin kundvy.   RT tillhandahåller även flera SaaS-produkter samt konsulttjänster, utbildningar och expertrådgivning inom säkerhet.

Vi tillhandahåller våra tjänster oavsett i vilken sektor, bransch eller industri som våra kunder befinner sig i. Tillit, förtroende och integritet ligger till grund för vår verksamhet.

Vi bedriver ett aktivt informationssäkerhetsarbete där metod och analys inkorporeras i alla processer som genomförs eller i de system som tillhandahålls.

Nedan redovisas våra allmänna villkor samt integritetspolicy.

Integritetspolicy

Vi arbetar noggrant med att följa Dataskyddsförordningen och vill med detta meddelande informera om rättigheterna som gäller kring de personuppgifter som vi hanterar om en Granskad. För samtliga av våra kunder, granskade och egna medarbetare gäller:

• Du har som enskild alltid rätt till tillgång av dina uppgifter.
• Du har som enskild alltid rätt till rättelse, invändningar, begränsning, dataportabilitet och radering.
• Det är du som enskild som har makten över dina uppgifter.

SRIs egna system

Kund
Vi sparar enbart namn, telefonummer och e-postadress som kan kopplas till en fysisk person. Dessa har kunden själv angett genom att fylla i ett kundformulär med syftet att RT ska kunna upprätta en profil i kundportalen. Det är respektive kundadministratör (kunden) i systemet som själv tar beslut och väljer, lägger till och tar bort kollegor för att kunna beställa och mottaga rapporter. Om någon medarbetare i en kundorganisation blir tillagd av en kollega men inte vill finnas med i portalen, är den personen välkommen att höra av sig till RT för hjälp. Vi tillser därefter att medarbetaren blir borttagen utan dröjsmål.

Granskad
RT tillhandahåller ett system där kunden via en egen kundvy samt via fördefinierade mallar kan skapa olika typer av frågor. Dessa frågor kan besvaras via flervalssvar, fritextsvar eller där den granskade samt referensgivaren ska bedöma exempelvis den granskades kunskap i ett specifikt område på en skala 1-10. Med hjälp av instruktioner och vägledande dokument och introduktion hjälper SRI kunden att förstå vad kunden får och inte får ställa frågor om, men det är alltid kunden som ansvarar för att frågor eller svarsalternativ aldrig strider mot svensk lag eller GDPR. RT uppmanar alla granskade att aldrig besvara frågor som behandlar särskilt känsliga uppgifter, exempel på sådana är:

• hälsa
• politiska åsikter
• filosofiska och religiösa övertygelser
• etniskt ursprung

Syfte med insamling
Som granskad samlar RT in alla svar från referensgivare och tillhandahåller dessa i rapporter på uppdrag av en beställande organisation. Detta kan exempelvis vara en framtida eventuell arbetsgivare, i samband med bolagsförvärv, due diligence eller i samband med att en arbetsgivare lyder under så kallade regulatoriska lagkrav. RT s verksamhet är alltid beroende av personuppgifter i den meningen att hanteringen och framställandet av en referenstagning kräver tillgång till personuppgifter.

Lagring
Alla personuppgifter om kunder och granskade, behandlas i ett it-system med hög säkerhet och kryptering. Systemet är framtaget för att uppfylla krav om hantering och skydd av personuppgifter. Detta i enlighet med EU:s dataskyddsförordning, Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning samt Datainspektionens föreskrifter (DIFS 2018:1 samt DIFS 2018:2).

Radering
Under tiden personuppgifterna finns hos RT tar RT ansvar för dessa. En färdigställd rapport raderas automatiskt 30 dagar efter att kunden har öppnat rapporten i systemet.

En beställande organisation har valmöjligheten i systemet, att ladda ner slutrapporten. Därmed finns personuppgifterna hos SRI samt hos den beställande organisationen. SRI raderar alltid alla personuppgifter efter 30 dagar vilket innebär att det därefter endast finns personuppgifter kvar, om den beställande organisationen laddat ner dessa. Personuppgiftsansvaret har därmed i sådana fall övergått till den organisation som laddat ner dem.

För mer information om dina valmöjligheter samt för att veta mer om hur Referenstagning.se arbetar för att värna om din personliga integritet är du välkommen att kontakta oss.

RT specialiserar sig på digital referenstagning. Målsättningen är att ge våra kunder en intuitiv, enkel, säker och kandidatvänlig process för att både lämna och ta emot referenser och som hjälper kandidaten och kunden att lättare avgöra om de är rätt för varandra.  Vi ska ge beslutsvägledande underlag som samtidigt värnar om involverade parters personliga integritet.

Vår process är digitaliserad och vi tillhandahåller våra tjänster via vår cloudbaserade kundportal. Genom kundportalen säkerställer vi tillgängligheten för våra kunder och att arbetet med referenstagning kan utföras i enlighet med riktlinjerna för GDPR. Systemet har högsta möjliga säkerhetsklassning samt kryptering och garanterar således en trygg process för våra kunder och de kandidater som granskas.

Ansvar och hantering av personuppgifter (PUA/PUA)

​​RT behandlar personuppgifter i samband med utförandet av olika typer av referenstagning för kunden. Behandlingen gör vi i egenskap av personuppgiftsansvarig

​​​​När “RT” levererat den rapport som en referenstagning resulterar i till kunden kommer kunden att vara personuppgiftsansvarig för sin hantering av uppgifterna i rapporten. Detta följer av att kunden då har bestämmanderätten över uppgifterna och vad som görs med dem, och innebär att kunden ansvarar för att den vidare personuppgiftshanteringen följer tillämplig lagstiftning.​​​​

​​Sammanfattningsvis betyder detta att “RT” och kunden är personuppgiftsansvarig för sin respektive hantering av personuppgifter och att inget personuppgifts-biträdesförhållande uppkommer parterna emellan. Inget personuppgiftsbiträdesavtal behöver därför upprättas mellan “RT” och kunden.​​

RT tar inget ansvar för och kan inte hållas ansvariga för de beslut som kunden fattar baserat på information som framkommer i en referenstagning.

Sekretess

Kunden accepterar att information rörande RT’s metod, tillvägagångssätt, system samt prismodeller är att betrakta som konfidentiell och får således inte delges till tredje man. RT äger rätt till ersättning för ekonomisk eller annan verksamhetsrelaterad skada till följd av kunden informationshantering i strid med denna klausul.

Ändringar

RT har rätt att när som helst göra ändringar i de Allmänna villkoren så väl som i Särskilda villkor, samt att ändra avgifter för Tjänster som inte omfattas av bindningstid. Sådana ändringar träder i kraft trettio dagar efter det att SRI per e-mail eller annat sätt skickat underrättelse om förändringen till av Kundens uppgiven kontaktperson.

RT äger rätten, att när som helst under löptiden, säga upp avtal med 1 månads framförhållning.

​RT äger rätten att avsäga sig genomförande av referenstagning i det fall kunden använder tjänsten felaktigt eller upprättar frågor i sina mallar som strider mot svensk lag eller GDPR.

Inga åtaganden rörande nyttjande eller avropade volymer åläggs kunden om inte särskilda överenskommelser träffats.

​RT fakturerar kunden per avropat uppdrag eller enligt särskild överenskommelse.

Betalningsvillkor är 30 dagar netto.

Kund skall inom skälig tid meddela RT om fakturan är felaktig. Sker inte detta förfaller Kundens rätt att invända mot fakturan. Skälig tid är normalt 30 dagar efter fakturans förfallodag.

Vid utebliven eller försenad betalning förbehåller sig RT rätten att debitera dröjsmålsränta i enlighet med referensräntan samt debitera påminnelse- och inkassoavgifter som fastställts i svensk lag och praxis.

Vid utebliven eller försenad betalning förbehåller sig RT även rätten att tills vidare, helt eller delvis stänga av Tjänsten i avvaktan på sådan betalning samt att debitera Kunden eventuella kostnader förknippade med sådan avstängning.

Force majeure

Ingen av parterna ska hållas ansvarig för försening om och i den mån som förseningen beror på force majeure som inträffat efter att beställningen har trätt i kraft. Force majeure avser händelser som påverkar ett kontraktsenligt fullgörande av beställningen och som parterna inte kunnat förutse eller förhindra. Force majeure omfattar inte bristande ekonomiska resurser, strejker och lockout eller följderna av dessa.

Tvistelösning och tillämplig lag

Om en tvist uppstår i anledning av detta avtal ska parterna i första hand söka lösa tvisten genom förhandling. Om parterna inte har lyckats nå en samförståndslösning inom 30 dagar efter det att tvist uppstod, ska tvisten i stället avgöras genom skiljedom vid Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut.

Svensk lag är tillämplig på detta avtal.