Den rådande coronakrisen har inneburit stora påfrestningar för många organisationer inom samhällsviktig verksamhet. I och med att stockholmsregionen drabbats hårt av Covid-19 har sjukhusen i regionen fått en närmast omänsklig uppgift som vårdande instans – vilket även har skapat stora påfrestningar på HR och rekryteringsfunktioner.
Frida Strömberg, Chef Attrahera och Rekrytera på Karolinska Universitetssjukhuset, berättar om hur läget sett, och ser, ut och hur de som rekryteringsorganisation blixtsnabbt fått ställa om för att, med hjälp av nya digitala arbetssätt, klara uppgiften.
Hej Frida! Hur såg rekryteringsläget ut för er under våren och hur har Covid-19 påverkat?
”Vi har ett kontinuerligt rekryteringsbehov till Karolinska Universitetssjukhuset och har under vintern/våren haft rekryteringsbehov där vi framförallt behövt rekrytera kompetens gällande exempelvis sjuksköterskor, röntgensjuksköterskor, biomedicinska analytiker och även vissa specialistkompetenser som behövs för att ge vård till de mest komplexa fallen som Karolinska ansvarar för.
I och med Covid-19 fick vi ett kraftigt ökat rekryteringsbehov där en stor mängd vårdpersonal var i behov av att anställas på väldigt kort tid, vilket gällde alltifrån studerande till specialistkompetenser,” berättar Frida Strömberg.
Initiativ för att underlätta rekrytering under den rådande krisen
När krisen var ett faktum i Sverige var det självklart för oss på SRI att dra vårt strå till stacken och hjälpa till där vi kan. Vi öppnade upp vår tjänst för digital referenstagning, Referenstagning.se, och erbjuder nu alla företag och organisationer som arbetar med att rekrytera och bemanna inom samhällsviktig verksamhet att använda tjänsten gratis.
Syftet med initiativet är att avlasta, spara värdefull tid och bibehålla ett visst mått av säkerhet i rekryteringsprocesserna även i krisläge.
Karolinska Universitetssjukhuset var en av de första organisationerna som hörde av sig till SRI för att utforska möjligheterna med digital referenstagning – och även en av de första att komma igång. Efter en snabb webbutbildning av rekryteringsteamet var den första digitala referenstagningen skickad.
”Sveriges säkerhet är en viktig del i vårt ”Why” som företag och samhällsnytta är djupt rotat i vårt DNA. Det är självklart för oss att hjälpa till där vi kan och så mycket vi bara kan,” säger SRI:s VD och grundare Pierre Gudmundson som själv har en bakgrund från både Polisen och Försvarsmakten.
Vad var det som gjorde att ni valde att utforska digital referenstagning som arbetssätt?
”I och med Covid-19 och det ökade patientflödet till Karolinska Universitetssjukhuset så behövde vi snabbt få till en massrekrytering av extrapersonal. Vi arbetar ständigt med att förbättra vår rekryteringsprocess och våra verktyg genom bland annat omvärldsbevakning och har tidigare varit intresserade av att testa digital referenstagning.
När vi nu fick ett erbjudande om att testa detta i samband med Covid-rekryteringarna valde vi att testa detta som ett steg att ytterligare effektivisera och snabba på vår rekryteringsprocess, utan att tappa kvalitet.”
Vilken respons har ni fått på det nya arbetssättet, internt och bland kandidater?
”Vi upplever framförallt att det är smidigt och underlättar i rekryteringsprocessen. Det har sparat tid för våra rekryterare men även referenterna. Vi har fått in exempel där referenter först har angett ”har inte tid”, men har sedan svarat på alla frågor då de insåg hur enkelt det var.
För alla parter så är det framförallt tidsbesparing som är den största vinsten, vi upplever att det har gått snabbt att få svar från referenterna, vilket kan bero på att även dem upplevt det som smidigt. Vi tycker internt hos oss att det varit enkelt att använda och att det känns som att det kan vara god hjälp för att inte fastna i rekryteringsprocessen med att få tag på referenter.”
Vilka effekter har ni på Karolinska Universitetssjukhuset kunnat se så här långt?
”Framförallt har det varit en tidsbesparing, när vi har behövt intervjua flera hundra kandidater i veckan har digital referenstagning underlättat arbetet.”
Vilka tips eller rekommendationer skulle du vilja ge andra vårdinstanser som kämpar med bemanning och rekrytering just nu?
”Vi har upplevt en fördel i att vi har tydliga processer inom HR på Karolinska Universitetssjukhuset uppbyggt sedan innan. När det gäller just rekrytering har vi en tydlig rekryteringsprocess och verktyg sedan innan som underlättat för oss nu när vi behövt ställa om till en betydligt större volym snabbt.
När man hanterar stora volymer, vilket vi gjort sedan tidigare också, är det viktigt att kunna standardisera och effektivisera rekryteringsprocessen med bibehållen kvalitet. Vid rekryteringen av extrapersonal kopplat till Covid-19 har vi även haft en centralstyrd rekrytering där vi på HR hållit ihop hela arbetet vilket vi fått återkoppling från chefer i verksamheten fungerat smidigt och underlättat för cheferna,” avslutar Frida.
”Jag har kunnat följa alla referenstagningar som Karolinska aktiverat i vår portal – och det har varit många. När jag fick ett mail av Frida som berättade att vårt initiativ har underlättat för dem under denna utmanande period blev jag verkligen själaglad över att vi med enkla medel kan göra skillnad på riktigt.
Man brukar säga att nöden är uppfinningarnas moder och Karolinska, som så klart är en enorm organisation, har verkligen kunnat ställa om imponerande snabbt,” säger Peter Helin, Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI.
För mer information om initiativet, kontakta Peter Helin via e-post: peter@referenstagning.se eller telefon: 076-3195409.
Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.