
Referenstagning har genom årtiondena varit ett självklart inslag i en rekryteringsprocess. Några få lyckliga kandidater har tagit sig genom telefonscreeningen, ett par anställningsintervjuer, arbetspsykologiska tester och andra moment för att arbetsgivaren ska kunna försäkra sig om att kandidaten är ”rätt”.
Så återstår det bara att ”ta referenser” – en process som många rekryterare och chefer ser som viktig för att komplettera eller bekräfta bilden av kandidaten, men även något som upplevs som lite bökigt och som tar mycket tid i anspråk.
Många arbetsgivare vänder därför blicken mot digitala alternativ till den traditionella processen.
I den här artikeln lyfter vi fram fem områden där digital referenstagning skapar effektvinster och stort värde för organisationen.
Mer tidseffektivt
Arbetet med att ta referenser över telefon är ofta tidskrävande och man kan kallt räkna med att lägga 30–60 minuter på ett referenstagningssamtal. Sammantaget, om man räknar in tid för förberedelse, bokning, genomförande och sammanställning, är det mycket värdefull tid som går åt. Tid som kan användas till andra värdeskapande aktiviteter i rekryteringsprocessen.
Genom att digitalisera referenstagningen kan, till exempel, en rekryterare sköta många referenstagningar parallellt och sedan få automatiska sammanställningar av referensers svar på öppna-, stängda-, betygssättnings- och flervalsfrågor i ett strukturerat format.
Samtidigt underlättas processen för referensgivaren som – istället för att avsätta värdefull kontorstid och hitta ett avskilt mötesrum för ett samtal
– kan lämna sin referens i lugn och ro, helt diskret via en dator eller mobil, och vilken tid som helst på dygnet.
Om rekryteraren sedan anser att det finns behov av att ringa upp en referensperson för att förtydliga något så finns det självklart fortfarande möjlighet att göra det. Nya arbetssätt behöver nämligen inte betyda slutet för de gamla.
Läs mer: Digital och traditionell referenstagning skapar värde tillsammans
Mer kostnadseffektivt
Ekvationen talar sitt tydliga språk: 60 minuter per referenstagningssamtal + tid för sammanställning och analys gånger X referenser per rekrytering gånger Y rekryteringar per år = Oerhört många kostsamma arbetstimmar över tid.
Med smidiga flöden, färdigskapade digitala frågebatterier, automatiska påminnelser till kandidater och referensgivare och ett digitalt användarvänligt verktyg tar det en bråkdel av tiden att initiera en referenstagning och sedan följa upp och utvärdera utfallet.
Genom att digitalisera hela flödet sparas mycket tid. Och tid är, som de flesta vet, pengar. Vanligtvis blir kostnaden för referenstagningsverktyget utslaget per genomförd referenstagning endast en bråkdel av kostnaden för en traditionell referenstagning.
Läs mer: Lätt att glömma hur mycket referenstagning kostar
Ökad objektivitet
Magkänslan ska inte underskattas, men ibland kan den ställa till det också. Till exempel kan rekryterarens egen upplevelse av en kandidat påverka hur frågor verbala formuleras och har man otur så kan referensgivaren – medvetet eller omedvetet – styras mot ett visst svar på en fråga. Kognitiv bias och subjektiva tolkningar smyger sig in och skapar obalans och orättvisa i processen.
Genom att använda ett digitalt gränssnitt kan man säkerställa att hela organisationen (som är inblandad i referenstagningsprocessen) arbetar på samma sätt. Samtidigt ökar objektiviteten i processen i och med att alla referensgivare får svara på samma frågor, utan utrymme för missförstånd eller tolkning av tonalitet eller nyanser.
Det i sin tur leder med största sannolikhet till att validiteten i referenstagningsprocessen ökar tack vare att en systematisk och strukturerad metod används.
Säkrare verifiering av referenser
Hur vet man egentligen att personen på andra sidan luren är kandidatens tidigare chef och inte hens bästa kompis? För att vara trygg i vetskapen att den referensperson som kandidaten angivit verkligen är den hen utger sig för att vara behöver referenspersonen verifieras. I en traditionell referenstagningsprocess kan det här momentet vara både komplicerat och tidskrävande.
Med digital referenstagning kan referenspersoner verifieras snabbt och enkelt genom BankID utan att rekryteraren behöver lägga någon tid på detta.
Läs mer: Verifiering av referenser viktigt när jobbsökare kryddar sina ansökningar
GDPR-säker hantering av personuppgifter
Inga fler kvarglömda noteringar om kandidater i något anteckningsblock i någon skrivbordshurts. GDPR är fortfarande högaktuellt och varsam hantering av känsliga uppgifter är oerhört viktigt idag.
En digitalisering av flödet innebär även slutet för slarv med personuppgifter. Genom att använda ett krypterat systemstöd som låser in och även hanterar automatisk radering av data enligt GDPR så kan både HR och IT-säkerhetsansvarig på bolaget slappna av och fokusera på annat.

Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.