Att digitalisera referenstagningsprocessen har många effektvinster, bland annat betydande tids- och kostnadsbesparingar och trygghet genom bättre möjligheter för verifiering av referenser.
Det är dock inte alla som är redo att släppa taget om det traditionella sättet att ta referenser: Det klassiska referenstagningssamtalet. Interaktionen mellan två människor.
De goda nyheterna är att man inte behöver göra det heller. Nya digitala arbetssätt behöver inte betyda slutet för de gamla. De två arbetssätten kan gå hand i hand och skapa ett ännu större värde i rekryteringsprocessen tillsammans.
”Vi värdesätter den mänskliga kontakten och att kunna höra nyanser i det referenspersonen delar med sig av.”
Digital referenstagning underlättar processen för datainsamling och sammanställning och skapar bättre förutsättningar för ett strukturerat, objektivt arbetssätt.
Samtidigt uttrycker vissa som arbetar med rekrytering en oro över att nyanser och tonalitet som kan snappas upp under ett traditionellt referenstagningssamtal – nyanser som skulle kunna hjälpa till att expandera bilden av en kandidat ytterligare – skulle kunna gå förlorade när processen digitaliseras.
Men, likt det gamla ordspråket ”skönhet ligger i betraktarens ögon” så påverkas dessa nyanser av hur personen på andra sidan luren uppfattar dem.
Tolkningen av dessa nyanser är i allra högsta grad subjektiv, vilket gör att den klassiska magkänslan kan få ett alldeles för stort utrymme – och innan man vet ordet av så har mänsklig bias fått inflytande över bedömningen av kandidaten.
”…och så vill man ju kunna ställa följdfrågor om det behöver djupdykas i något.”
Digital referenstagning först – sedan telefonsamtal
Genom att introducera ett digitalt gränssnitt i referenstagningen kan fler referenstagningar hanteras på samma gång och värdefull input om en kandidat kan samlas in i ett strukturerat format.
Detta underlättar i sin tur analysen av hur de olika referensgivarna bedömt en kandidat – och kan både hjälpa arbetsgivaren att bekräfta sin samlade bild av kandidaten och samtidigt avslöja intressanta avvikelser.
Den rekryterande personen kan sedan, vid behov av djupdykning, tack vare den digitala datainsamlingen, följa upp med en referensgivare och ställa mer spetsiga och mer kandidatspecifika frågor än vad som tidigare varit möjligt.
Med hjälp av underlag i form av faktiska jämförelsedata om kandidaten i fråga blir sannolikt samtalet mer relevant, mer kärnfullt och dessutom ofta kortare än ett traditionellt referenstagningssamtal eftersom att hela samtalet kan koncentreras kring ett eller ett par viktiga områden.
Ett exempel:
Referensgivare 1 och 2 bedömer att kandidatens tekniska färdigheter inom systemutveckling är utmärkta, 9 av 10. Referensgivare 3 ger kandidaten ett betydligt sämre omdöme – 4 av 10. Varför?
Med övriga referensgivares bedömningar – och den samlade svarsbilden inklusive fritext-beskrivningar av kandidaten framför sig – kan rekryteraren eller den rekryterande chefen känna sig trygg i att kontakta referensgivare nr. 3 för att djupdyka i frågan förstå vad diskrepansen beror på.
Digitalt och traditionellt i en värdeskapande symbios.
Mer kunskap och inspiration:
Verifiering av referenser viktigt när jobbsökare kryddar sina ansökningar
Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.