Digitalisering står högt på dagordningen för många HR- och rekryteringsfunktioner runt om i landet. En arbetsgivare som har lyckats bra med sin omställning till digitala arbetssätt är teknikkonsultföretaget Rejlers. Vi fick en pratstund med Sanna Selvehed och Åsa Törngren som arbetar med att utveckla och digitalisera Talent Acquisition på företaget sedan ett par år tillbaka.
Rejlers är ett av Sveriges mest välkända teknikkonsultföretag. 2019 utsågs de även till Sveriges bästa arbetsgivare i sin bransch. Företaget är verksamma inom områden som energi, byggnader, telekom, industri och infrastruktur och har ungefär 2 400 medarbetare i Sverige, Finland, Norge och Förenade Arabemiraten. Ungefär 1000 medarbetare är baserade i Sverige.
Hej Sanna och Åsa!
Berätta, hur arbetar ni med HR- och rekrytering på Rejlers?
Åsa, som ansvarar för Talent Acquisition-teamet, berättar att de har valt att dela upp sina HR- och TA-funktioner men att det självklart samarbetas mycket mellan teamen.
”Vi arbetar tillsammans i många av våra projekt och med mycket fokus på att attrahera, rekrytera och utveckla. Det är viktigt för oss att rekrytera smart, på ett träffsäkert sätt och med kandidatupplevelsen i fokus.”
Rejlers har digitaliserat stora delar av sin rekryteringsprocess med bland annat AI-baserade tester, delvis automatiserade rekryteringsflöden och digital referenstagning.
”Att använda tester har blivit ett självklart steg i vår urvalsprocess, där vi matchar kandidatens resultat mot en förutbestämd ”Rejlers-profil,” säger Åsa.
Sanna, som arbetar med projektledning inom Talent Acquisition och Employer Branding, fortsätter:
”Vi använder Alva Labs tester då de är lätta och tidseffektiva att genomföra och genererar en rapport av resultatet som direkt går ut till kandidaten. Vi har även valt att ha digital referenstagning på alla våra kandidater i slutprocess vilket sparar väldigt mycket tid och resurser samtidigt som det bidrar till en god kandidatupplevelse.”
2019 blev Rejlers utsedda till Sveriges bästa arbetsgivare bland teknikkonsultbolagen i Universums årliga undersökning. De knep även en 11:e plats på Topp 50-listan generellt.
”Vi är såklart jättestolta att kunna knipa en 11:e plats i Sverige, men är inte nöjda förrän vi når topp 5. Ambitionerna för framtiden är stora,” sa Åsa då.
“Vi har fått en bättre kandidatupplevelse och ett mer effektivt arbetssätt samtidigt som vi sparar tid och resurser.”
Vad var det som gjorde att ni valde att prioritera digitalisering?
”Ett av våra mål är att skapa en kandidatupplevelse i världsklass! Vi värdesätter både kandidaternas och våra rekryterande chefers tid och då behöver vi arbeta smart och digitalisera vår rekryteringsprocess. Idag är vi färre personer i vårt team än tidigare i år, men digitaliseringen har hjälpt oss att bibehålla en hög kvalitet och fortsatt hög rekryteringstakt,” säger Åsa.
Sanna tar vid och berättar hur de tänkt kring vilka processer som borde prioriteras för digitalisering:
”Vi funderade på vilka steg i processen som tog mycket och onödig tid och vad vi kunde göra för att samtidigt behålla kvaliteten i rekryteringsprocessen. Vi har Teamtailor som rekryteringsverktyg sedan årsskiftet, vilket är ett tacksamt och lätt system att arbeta i och som dessutom har flera bra partners integrerade, där ibland Referenstagning.se och Alva Labs.”
Resultaten lät inte vänta på sig och har bland annat underlättat omställningen i samband med pandemin.
”Med en digitaliserad process kunde vi lättare ställa om och förändra vårt sätt att arbeta. Vi har fått en bättre kandidatupplevelse och ett mer effektivt arbetssätt samtidigt som vi sparar tid och resurser. När Corona drog in och drabbade oss alla var vi väldigt glada för att vi hunnit ställa om och redan börjat arbeta mer digitalt,” berättar Åsa.
“Med facit i hand hade vi kanske kunnat börja arbeta med digital referenstagning tidigare.”
Hur har de nya digitala arbetssätten tagits emot?
”Bara positivt! När vi rekryterade till vårt traineeprogram hade vi flera hundra sökanden och fick inte en enda fråga kring urvalsprocessen. Allt flöt på och var både tydligt och smidigt.
Vi har fått väldigt positiv respons på den digitala referenstagningen också. Både rekryterare och chefer uppskattar att vi sparar extremt mycket tid på att slippa ringa runt och ”jaga” referenser,” säger Sanna glatt.
Sanna fortsätter och berättar om hur organisationen tagit emot de nya arbetssätten och hur man anpassat sig till att arbeta mer digitalt:
”Som alltid när man gör förändringar så är reaktionerna blandade. En del är supersnabba och hoppar på tåget på en gång medan andra är något mer bakåtsträvande. Men absolut övervägande positivt! Det gäller bara att informera och utbilda och förklara alla ”uppsidor” med det nya sättet att arbeta på. Att knyta an till affärsnyttan gör det mer intressant för organisationens ledare.”
“Se till att informera, utbilda och stötta organisationen. Koppla föreslagna förändringar till affärsnyttan.”
När ni blickar tillbaka i backspegeln, vad hade ni gjort annorlunda? Var det något som med facit i hand ”var bättre förr”?
”Referenstagning har alltid tagit lång tid men är en nödvändig del av kvalitetssäkringen i en rekryteringsprocess. Med facit i hand hade vi kanske kunnat börja arbeta med digital referenstagning tidigare. Att använda tester på sättet som vi gör idag har fått mogna fram. Vi inledde med tester vid chefsrekryteringar, men har sedan ett par månader infört det i samtliga processer”, säger Åsa.
Vad händer härnäst?
”Vi jobbar ständigt med att förbättra vår rekryteringsprocess och kandidatupplevelsen. Nu kikar vi på hur vi kan vässa både preboarding och onboarding ytterligare, även det i digitaliseringens tecken. Sen är det viktigt att aldrig stanna upp. Vi kommer fortsätta att ”skruva” på detaljer i processflödet även framöver,” säger Sanna.
Vilket är ert bästa tips till organisationer som funderar på att digitalisera sina processer inom HR och rekrytering?
”Våga testa nya vägar att arbeta på. Se till att informera, utbilda och stötta organisationen. Koppla föreslagna förändringar till affärsnyttan – ”Om vi gör detta så kommer vi kunna rekrytera ännu mer träffsäkert, vilket i slutändan leder till bättre matchning gällande kandidat/kund, vilket i förlängningen leder till nöjdare kunder och ökad lönsamhet,” avslutar Åsa.
På SRI är vi verkligen imponerade över allt som ni på Rejlers har åstadkommit i digitaliseringens tecken och är glada över att vi fått förtroendet att vara med som en del av era digitala processer.
Lycka till med era kommande projekt!
Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.