Under hösten och vintern har vi arbetat febrilt med att både lansera och vidareutveckla Referenstagning.se, vår tjänst för digital referenstagning och sedan jag, Peter Helin, började på SRI i augusti förra året har jag haft nöjet att spendera mycket tid med både kunder och blivande kunder och prata om just referenstagning.
Många möten och många koppar gott kaffe har det blivit. 67 möten för att vara exakt.
Dessa möten har resulterat i en uppsjö av insikter och kunskap kring hur referenstagningsprocesser fungerar, behov och varje organisations unika utmaningar.
Samtidigt har de har bidragit mycket till vår produktutveckling tack vare alla duktiga HR-proffs och ledares önskemål och idéer kring smarta funktioner.
Här delar jag med mig av några av mina viktigaste take-aways:
Intresset för digital referenstagning är stort
Redan under för-lanseringen av vår tjänst märkte vi att intresset för att digitalisera referenstagningsprocessen var stort. Oväntat stort faktiskt. Många arbetsgivare uttrycker tydligt att de anser att den nuvarande processen är förlegad och näst på tur för digitalisering.
Våra befintliga kunder som redan använder vår plattform efterfrågade även ivrigt tjänsten medan våra utvecklare kodade så att fingrarna glödde.
När vi sedan publicerade en artikel i HRbloggen så lät responsen inte vänta på sig. Man ville veta mer och vår demo-kalender fylldes snabbt på med möten.
Tiden största anledningen att digitalisera
När jag träffat arbetsgivare, stora som små, privata som offentliga, och frågat vad den största anledningen till att de vill digitalisera är så säger i princip alla samma sak: Tid.
Man upplever att traditionell referenstagning är ett bökigt moment som tar oerhört mycket tid i anspråk, tid som man antingen inte har eller som man helst skulle lägga på annat. Bättre onboarding av nya medarbetare till exempel.
Man lägger ofta 1,5 timme effektiv tid på varje referenstagningssamtal inklusive inför-arbete, genomförande och sammanställning.
Om man som standard tar tre referenser och gör 300 rekryteringar på ett år så är det lätt att räkna ut hur mycket tid, och därmed pengar, referenstagningen kostar. Omvänt så är det även lätt att inse vad man kan spara.
Avvaktande inför nya arbetssätt
Samtidigt som många helst skulle slippa att göra ett enda referenstagningssamtal till så upplever jag att det ibland finns ett visst avvaktande inför att introducera ett nytt arbetssätt i organisationen.
Vad ska rekryteringsteamet, cheferna och slutkunderna säga? Kommer referenspersonerna att ta sig tid att svara utförligt?
Lösningen på detta? En pilotperiod under ett antal månader. Att utvärdera det nya arbetssättet, funktionaliteten i verktyget och samtidigt samla in feedback från medarbetare, kandidater och referensgivare i mindre skala har visat sig vara en bekväm ”soft-launch” för alla inblandade.
Vissa organisationer väljer ut specifika enheter/orter/hotell för att genomföra pilotperioden, andra väljer ut ett antal hågade medarbetare, som i sin tur väljer ut passande rekryteringar att testa digital referenstagning på.
Samtidigt inser många arbetsgivare att det nya arbetssättet inte behöver betyda slutet för det gamla och att en hybrid av nytt och gammalt kan resultera i både resursbesparingar och en bättre process.
GDPR vid referenstagning
På samtliga 67 möten har frågan kring GDPR och hantering och destruering av personuppgifter kommit upp. Sedan den nya lagen trädde i kraft i maj 2018 har frågan, naturligt, seglat högt upp på agendan hos svenska företag.
När det gäller referenstagning och digital hantering av personuppgifter i samband med referenstagningsprocesser är frågan precis lika högaktuell.
Arbetsgivare som jag träffat ställer frågor och är nyfikna på både hur vi som leverantör tolkar GDPR och var i världen data lagras så väl som säkerheten och krypteringen av data i vår plattform.
Det är tydligt att GDPR-frågan är en viktig faktor i valet av leverantör – vilket självklart är positivt.
Integration med befintligt rekryteringsverktyg viktigt
Fler och fler organisationer väljer att migrera till nya, moderna rekryteringsverktyg som Jobylon och Teamtailor.
Dessa verktyg erbjuder möjlighet till att enkelt aktivera integrerade micro-tjänster för bland annat digital referenstagning, bakgrundskontroller, personlighetstester med mera.
I takt med denna förflyttning så blir även integrationer en viktig beslutspunkt i valet av leverantör.
I och med de nya rekryteringsverktygens framfart och att fler och fler arbetsgivare lämnar äldre rekryteringsverktyg så får även fler möjligheten att, genom öppna API:er, samla alla nyckelfunktioner och verktyg på ett ställe – något som naturligt även ökar suget efter att ta sig an gamla processer och bökiga arbetssätt, förenkla och framtidssäkra.
Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.