Du är inte ensam. Inför sommaren ökar arbetsbördan på både HR-avdelningen och chefer och det är mycket som behöver komma på plats, inte minst när det gäller rekrytering, bemanning och schemaläggning.
Den ökade arbetsbördan kan leda till frustration i organisationen och att viktiga delmoment i rekryteringsprocessen, till exempel referenstagning, kan bli lidande. I förlängningen kan resultatet bli mer osäkra rekryteringar – något som kan straffa sig längre fram när en sommarvikarie väl är på plats.
För att lösa den här utmaningen som många står inför kan vi inspireras av rekryterings- och bemanningsföretaget i Mellansverige som kände pressen och därför vände blicken mot digital referenstagning inför sommarens rekryteringsdrive.
Högt tryck inför sommaren, vände blicken mot digital referenstagning
Företaget visste, visa av erfarenhet från tidigare år, att det skulle bli mycket att göra inför sommaren och trodde att de var förberedda. Plötsligt vann de ännu en stor upphandling som innebar en avsevärt ökad arbetsbörda i form av ett stort antal rekryteringar inför sommaren, ofta med korta ledtider.
För att säkerställa bibehållen kvalitet i rekryteringsprocessen och att den viktiga referenstagningen faktiskt blir genomförd på ett strukturerat och professionellt valde företaget att testa digital referenstagning. Förhoppningen var även att detta nya arbetssätt skulle minimera arbetsbördan för alla inblandade.
Efter en snabb onboarding var de igång med ett kompetensbaserat och strukturerat frågebatteri och snart därefter kunde de aktivera ett stort antal referenstagningar för sin nya kund. Referenstagning på ett 30-tal kandidater aktiverades på fredag eftermiddag.
Efter helgen kunde de glatt konstatera att ett dussin automatiskt sammanställda referenstagningsrapporter väntade på dem. Rapporter som alla följer samma struktur och är skapade i ett format designat för att underlätta granskning och analys.
Det nya arbetssättet innebar dessutom en avsevärd resursbesparing i organisationen då nedlagt arbetstid per referenstagning minimerades.
Förutom resursbesparingen skapades även ytterligare trygghet i dessa snabba processer då varje kandidat- och referents identitet verifierades med hjälp av BankID.
Fördelar med digital referenstagning vid volymrekrytering:
- Många referenstagningar kan aktiveras samtidigt och genomföras parallellt.
- Processen drivs framåt av kandidaten, referenterna och automatiska påminnelser i systemet, vilket friar upp värdefull tid för rekryteraren.
- Alla referensers svar sammanställs i enhetliga, strukturerade rapporter som är lätta att analysera.
- Ledtiden från aktiverad referenstagning till sammanställd rapport med 2-3 referenter är i genomsnitt 28 timmar.
- Kostnaden per referenstagning är mycket låg i jämförelse med kostnaden för medarbetares arbetstid.
Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.