Att det kostar mycket pengar att rekrytera är ingen nyhet. Platsannonsering kostar, systemlicenser kostar, tester kostar och referenstagning kostar. Listan kan göras lång.
Men, det är lätt att glömma att sätta en faktisk prislapp på sin egen, eller kanske hela HR-teamets, insats i form av nedlagd arbetstid i olika isolerade delar av rekryteringsprocessen – arbetstid som dessutom ofta kan investeras bättre genom att omdistribueras till mer värdeskapande arbetsuppgifter.
Har du funderat över hur mycket tid och pengar din organisation lägger på att ta referenser varje år?
En traditionell referenstagningsprocess, med allt vad den innebär, tar ofta mycket tid i anspråk. Bara administrationen av referenstagningen i form av mail och telefonkontakt med kandidat för att dels samla in kontaktuppgifter, boka tid med referenspersoner och påminna eller boka om tider är en stor tidstjuv.
Sedan ska referenstagningssamtalen genomföras, dokumenteras och analyseras också. För att inte nämna de kostnader som ligger lite längre bort från det dagliga arbetet, exempelvis juridiska kostnader för att säkerställa att GDPR följs till punkt och pricka i dessa processer.
Ett snabbt (och kanske något förenklat) räkneexempel kan hjälpa oss att lyfta fram denna ofta dolda kostnad i ljuset – och när den trätt fram i ljuset, ja då blir det lättare att omfördela och optimera tiden och resurserna.
| Uppskattat antal rekryteringar per år: | 100 st |
| Genomsnittligt antal referenser per anställning: | 2 st |
| Uppskattad effektiv arbetstid per referenstagning: | 1,5 tim |
| Schablonkostnad för 1 arbetstimme: | 350 kr |
| Totalt antal arbetstimmar: | 300 |
| Total kostnad – arbetstid (år): | 105 000 kr |
| Total kostnad – arbetstid (mån): | 8 750 kr |
Tids- och kostnadsbesparing med digital referenstagning
Räkneexemplet ovan hjälper oss även att belysa vilka tids- och kostnadsbesparingar som kan göras genom att digitalisera referenstagningsprocessen.
Vi utgår från samma antal rekryteringar per år och samma antal genomförda referenstagningar för att förstå vilka resursbesparingar vi kan göra genom att digitalisera hela processen, från första referensförfrågan till sammanställd rapport.
Läs mer: Digital referenstagning skapar stora effektvinster
En digital referenstagning, från beställning till analys, tar totalt ca 20 minuter att genomföra. Med detta i åtanke och en uppskattad systemkostnad om ca 1000 kr per månad för hela organisationen så ser tids- och kostnadsbesparingen ut enligt följande:
| Kostnadsbesparing (år): | 93 000 kr |
| Kostnadsbesparing (mån): | 7 750 kr |
| Kostnadsbesparing (%): | 89% |
| Tidsbesparing (per referenstagning): | 1 tim 10 min |
| Tidsbesparing (år): | 233 tim (ca 6 arbetsveckor) |
| Tidsbesparing (mån): | 19,5 tim (ca 0,5 veckor) |
Siffrorna talar sitt tydliga språk och det finns anledning att genomlysa befintliga arbetssätt för att, helt eller delvis, digitalisera och därmed optimera. Nya digitala arbetssätt behöver dessutom inte betyda slutet för de gamla. De två arbetssätten kan gå hand i hand och skapa ett ännu större värde i rekryteringsprocessen tillsammans.
Vill du veta mer om hur vi hjälper organisationer att spara resurser genom digital referenstagning?
Kontakta oss så berättar vi mer.
Peter Helin är Affärsområdeschef för Referenstagning.se på SRI där han hjälper arbetsgivare att digitalisera sina referenstagningsprocesser. Peter har lång erfarenhet från rekryteringsbranschen och delar gärna med sig av sina insikter från sitt arbete med att hjälpa många av Sveriges och världens mest namnkunniga arbetsgivare att rekrytera mer effektivt i över ett decennium.